Powerpoint – Keynote sunum çalışmaları, etkinlik sunumları veya diğer formatlar. Tüm sunumlar için geçerli olabilecek ve hepsinde kullanılabilecek nihai bir taslak ne yazık ki yok. Her sunumun kendine has içeriği ile hedefine uygun olarak hazırlanan özgün tasarımı, mizampajı ve çizgileri var. Bu bağlamda tasarımı hedefleri ve tüm dinamikleri göz önünde bulundurarak şekillendirmek sunumun başarıya ulaşmasında en önemli etkenler arasında yer alıyor.
İşte bu nedenle Özgün Özpınar Sunum Stüdyosu, şirketlerin ihtiyaçlarını daha iyi anlayabilmek ve hazırladığı sunumların başarı oranlarını daha da yukarılara taşımak için sunum hazırlıklarında en sık karşılaşılan sorunların peşine düştü. Aralarında tasarım sürecinin sekteye uğramasına neden olan sorunları da irdelediğimiz detaylı bulguların olduğu kapsamlı bir araştırma yürüttük. Hem bir tasarımcı hem de bir müşteri perspektifinden yaşanan sorunları araştırdık.
Araştırmanın sonunda ortaya çıkan bilgiler, sunum tasarım aşamasında herkes için önemli ipuçları veriyor. Gelin, şimdi yaygın olarak karşılaşılan sunum sorunlarına ve bu sorunların nasıl çözülebileceğine birlikte göz atalım.
Sunum hazırlayan kişilerin en sık karşılaştığı sorunların başında yeterli zaman ayıramamak geliyor. Diğer pek çok iş arasında sunum hazırlığı için ciddi bir zaman yatırımı yapmak her zaman çok olası gibi görünmeyebiliyor. Steve Jobs gibi doğaçlama ve hazırlıksız şekilde konuştuğu düşünülen birçok konuşmacının başarısının altında sunumları için günler ve haftalar boyunca yaptıkları çalışmalar yatar. Bu gibi duayenler, anlatılması gereken şeyleri o denli benimserler ki sunum esnasındaki yapılan doğaçlama izleyici için büyüleyici olur. Öyledir ki bu durumu en güzel yine, Steve Jobs’un “Ne söyleyeceklerini bilenler PowerPoint sunumlarına ihtiyaç duymazlar.” sözü özetler.
Zaman konusundaki sorunların en basit çözümü yoğun iş takvimlerinizi de göz önünde bulundurarak hazırlıklara erken başlamaktan geçiyor. Kendinize gerekli zamanı tanıyın. Sunumunuzu A’dan Z’ye özenle hazırlama, tüm detaylara bakma fırsatı yaratın. Hazırladığınız içerikler ya da anlatmak istediğiniz verilerin düzenlenmesi için profesyonel desteğe başvurun.
Siz içeriğinizi ve akışınızı kurgularken bırakın sizin için metinleriniz yazılsın, grafik tasarımınız hazırlansın. Böylece, anlatınızın akıcılığı ve verilerinizin hikayeleşmesi konusunda etki yaratan bir sunum hazırlama şansınızı arttırın. Sunum tasarımınızın yanı sıra içeriğinizle ilgili destek almak için bizizmle ile iletişime geçebilirsiniz.
Sunum yapan konuşmacı, sahnede olduğu süre boyunca tüm salonu sahiplenmelidir. Teknik ekipmanlardan izleyicinin yerleşimine ve sahne tasarımına kadar her şeye hakim olmanız gerekiyor. Sahneye çıktıktan sonra karşılaşacağınız herhangi bir sürpriz, tüm sunumun akışını sekteye uğratabilir.
Küçük bir kitle beklerken bir anda çok sayıda izleyiciyle karşılaşmak, sunumun belli kısımlarını belli izleyici önünde anlatmak, sesinizin salonun neresinde ne kadar duyulduğunu biliyor olmak bile sunumunuza hakimiyetinizi dolayısı ile anlatınızı güçlendirir. Örneğin, yıllık pazarlama bütçesi ile ilgili bir bölümde IT direktörü yerine, İcra Kurulu Başkanı yani doğrudan CEO ile göz teması kurmak önemli bir fark yaratır. Sunum yapacağınız ortamı tanımak ve gerekli bilgileri önceden almak, sunumda anlatımın etkisini büyük ölçüde arttırır.
Hiç konuşmacının sürekli notlarına, ekrana, yere ve hatta tavana baktığı bir sunumda bulundunuz mu? Cevabınız “evet” ise çok keyifli bir deneyim olmadığını biliyorsunuzdur. Bu hataya düşmemek biraz çaba sarf etmeyi gerektirebilir. Ancak başarılı bir sunum tasarımı için olmazsa olmazlardan biridir.
Sahneye çıktığınız zaman kusursuz bir hikaye anlatıcısı olmak için elinizden geleni yapmanız gerekiyor. Çünkü sunum ve izleyici arasındaki bağı kurmak, konuşmacı olarak sizin göreviniz. Tamamen sunum içeriğine odaklanıp izleyiciyi dışarıda bırakırsanız, mesajlarınızı iletmekte zorlanırsınız.
Bu sorunu çözmek için en baştan izleyicinize sunumunuzda nelerden bahsedeceğinizi anlatın. Sahneye çıktığınız anda, izleyiciye hitap edin ve onlarla konuşun. Sunumun büyük bölümünü ekrana bakmaktansa, izleyicinizle göz kontaktı kurarak geçirin. İzleyicinin duygularını harekete geçirerek bağ kurmasını sağlayacak örnekler verin ve hikayeler anlatın.
Bir kitleye hitap etmeniz beklenen sunumlarda, izleyicinin anlayacağı dili konuşmanız gerekiyor. Bu noktada tercih edeceğiniz sunumda anlatım tekniklerini doğru bir şekilde kullanabilmek, kitlenize erişmek için hayati önem taşıyor. Örneğin, ekonomiye dair verileri şirket geneline anlatıyorsanız, kullandığınız jargonu özenle seçin. Eğer, dinleyenler sizi anlamazsa, söyledikleriniz anlamını yitirir. Buna izin vermemek için kullanmak zorunda olduğunuz terimleri kısaca açıklayabilirsiniz.
Dinleyici sizi anlamadığı zaman dikkati dağılır ve ilgisini kaybeder. Kullandığınız dil kadar uygun tonu bulmak da büyük önem taşır. Çok kurumsal bir ortamda olsanız bile resmiyet dahilinde bir samimi, kişisel dil yaratmaya çalışın. Bunu sözleriniz ve vücut dilinizle yapabilirsiniz.
Her geçen gün çok sayıda görselle karşılaşıyoruz. Bu yoğun karşılaşma “iyi” ve “kötü” görsel ayrımı yapmayı bazen zorlaştırabiliyor. Bu konuda detaylı bilgi için doğru görsel seçimi hakkındaki yazıya göz atabilirsiniz. Kısaca söz etmek gerekirse, sunum için etkili görsel seçiminin vazgeçilmez kuralı, tutarlı olmaktır. Her bir sayfada birbiriyle benzer çizgide hazırlanmış görseller kullanın ve bir armoni yakalamaya çalışın.
Bir diğer önemli kuralsa, görsellerin sade olması. İzleyicinin odağını tamamen görsele vermesini değil, sunumun akışında görseli algılaması takibi kolaylaştırarak sunumunuzun başarılı olmasına yardımcı olur. Etkili görsel denince dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta, görselin içeriğinizi destekler şekilde uyumlu olmasıdır.
Kendi içinde bir hikaye anlatan ve sözlerinizi güçlendiren görsel, etkili görsel anlamına gelir. Bunun için hoşunuza giden görseli, sunumunuzla karşılaştırarak nasıl bir etki yaratacağını sorgulamanız gerekiyor. Görselin “ne kadar güzel olduğu” yaratacağı etkiden sonra geliyor.
İnsanlar, sunum izlemek için bir salona geldiği zaman ekrandaki yazıları okumak değil, konuşmacının kendilerine değer katacak bilgiler aktarmasını istiyorlar. Metnin dozunu ayarlamak için bir ipucu istiyorsanız yapmanız gereken izleyicinin metinleri okumak için değil sizi dinlemek için orada olduğunu hatırlamak. Sunumunuzda yer verdiğiniz metinden daha fazla bilgi sizde saklı ve birazdan dinleyici ile paylaşacaksınız.
Hazırlık aşamasında istediğiniz kadar uzun şekilde metninizi yazabilirsiniz. Daha sonra bu metni özetleyin. Olmazsa olmaz kelimeler dışındaki detayları çıkarın ve uygun bir formatta metni düzenleyin. İşte, ideal uzunluktaki metniniz hazır!
Etkinlik sunumu veya basit bir iş toplantısında kullanacağınız Powerpoint sunumu olsun. İyi bir sunum yapmak deneyim ve çaba gerektirir. Ancak, yukarıda sözünü ettiğimiz sık karşılaşılan sorunların farkında olduğunuz zaman sizin için süreç çok daha kolay. Çünkü artık nelere dikkat etmeniz gerektiğini biliyorsunuz.
Yaygın olarak görülen sunum hataları, kendi sunumunuzu hazırlarken size yol gösterecek ve başarılı bir sunum gerçekleştirmenize yardımcı olacak. Özenli hazırlık için zamana ihtiyacınız olduğunu bilmek, sunumu yapacağınız salonu tanımak önemli iki başlangıç.
İzleyicilerin ilgisini üzerinize çekebilmek için içeriğinizi kısa ve öz tutmak, etkili görseller seçmek ve izleyici kitlenizin anlayacağı dili konuşmak güçlü bir bağ kurmanızı sağlayacak. Sahnede bir konuşma yapmak, yalnızca sözlerle ilgili değil, bütünlüklü bir performanstır. Bunu aklınızda tutarak sözleriniz kadar tavırlarınızı da önceden planlayabilirsiniz.
