Sunum hazırlama teknikleri üzerine düşünürken öncelikle hedef kitlenizi belirlemeniz gerekiyor. Çünkü her bir sunumun kendi hedef kitlesi vardır ve bu hedef kitleye hitaben hazırlanır. Sunumdan istenen sonucu almak için her bir sunumun kendi kitlesini göz önünde bulundurmak önemli.
Farklı hedef kitlelere göre etkili sunumlar hazırlamak için hitap edilecek kitleyi birçok boyuttan ele alarak tam anlamıyla tanımlamak, ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamak gerekiyor.
Genellikle sunumların hedef kitlesi önceden bellidir. Bir ürünü pazara sunmadan önce yapılacak hedef kitle çalışması ile sunum için yapılacak hedef kitle çalışması arasında bu açıdan büyük bir fark var. Sunum hazırlama teknikleri üzerine çalışırken halihazırda belirli olan kitleyi tanımak ve ona uygun bir tasarım ve içerik hazırlamak gerekir.
Öncelikle aktarılacak bilgiyi hangi amaçla aktardığımızı belirlemek önemlidir. Mesela ürün tanıtımı, bilgilendirme, satış arttırma, sadakat arttırma gibi amaçlar bunlar arasında sayılabilir. Sunumu ne için yaptığımıza karar vererek odak noktasını kaybetmez ve amacına hizmet eden bir sunum yapma olanağı yakalarız.
Belirlenen amaç, hedef kitle göz önünde bulundurarak daha da odaklı ve güçlü bir hale getirilir. Bu sebeple, sunuma başlamadan evvel hedef kitleyi hesaba katarak temel amacı belirleyip bu amaca hizmet edecek bir sunum tasarımı oluşturmak önemlidir.
Konuşmayı dinleyecek hedef kitleyi tanımak için stratejik sorular ile dinleyici grubu tanımlamak gerekir.
Soruları çeşitlendirerek siz de sunumu izleyecek kitleyle daha sıkı bağlar oluşturabilirsiniz. Bu aşama çok önemli çünkü sunumun yapılacağı grubun müşterilerden oluşması bambaşka bir sunum planlaması, strateji ve tasarım gerektirirken patronunuza yapacağınız bir sunum çok daha farklı gerekliliklere sahip olacak.
Şimdi en yaygın hedef kitleler için sunum hazırlama teknikleri neler, birlikte bakalım.
Yapacağınız sunumun hedef kitlesi müşterileriniz ve potansiyel müşterilerinizse en fazla duygusal bir bağ kurmayı odağınıza alın. Satış artırmak ya da sadakat arttırmak amacıyla sunum hazırlama teknikleri belirlemeye ihtiyacınız varsa öncelikle müşteri kitlesinin yaş, cinsiyet, sosyo-ekonomik durumu gibi kriterlerinin doğru anlaşılıp belirlenmesi gerekir. Elde edeceğiniz temel bilgiler, görsel ve yazılı dilin tonunu belirlemenize yardımcı olacak.
Diğer taraftan hedef kitle kim olursa olsun, müşteri için hazırlanacak sunumlar da ortak olarak dikkat edilmesi gereken belli kısımlar var. Müşteri için hazırlanan sunum tasarımında olması gereken en önemli özellik ise müşteride “Neden biz?” sorusuna bir cevap uyandırmak. Ancak bunu yaparken ürün ya da hizmetin ne kadar şahane olduğunu anlatmaktansa, ürün ya da hizmetin kişiye ne gibi faydalar sağlayacağı, müşterinin hayatının nasıl değişeceği neden bahsetmekte fayda var.
Yapılacak sunumda ürünlere veya hizmetlere dair memnuniyet hikayelerine yer verebilir ve bunları görsel ve işitsel öğelerle destekleyebilirsiniz.
Patronunuza yapacağınız bir sunumda mutlaka yer vermeniz gereken bazı konular var. Akışa göre bu konuları doğrudan açıklayabilir ya da dolaylı olarak istenen sonuca varılması için sunumu yönlendirebilirsiniz. Izleyicinin patron ya da müdür olduğu durumlarda sunumunuzda en az bir kez şu sorulara cevap verip vermediğinizi gözden geçirin:
Böyle bir sunum için elbette ki grafiklerle tabloların gücünü kullanarak verileri desteklemek de iyi bir fikir olacaktır. Varsayımlar yerine net olmakta fayda var. Patronunuz ya da müdürünüz büyük oranda uzun vadeli fayda odaklı bir yaklaşıma sahip olacağından sunumun konusu ne kadar basit olursa olsun uzun vadede nasıl bir etki yaratacağını gösterin. Ayrıca ortaya koyduğunuz hiçbir problemi üzerine çözüm önerisi getirmeden sunumunuzda dahil etmeyin.
Grup çalışması ile ilerleyen bir iş için yapılacak konuşmada, ekibin birlikteliğini güçlendirecek ve ilerisi için motivasyon sağlayacak ifadeler kullanmakta fayda var. Daha önce beraberce başarılan işlere referanslar vererek birlikte nasıl başarıldığını vurgulayabilirsiniz.
Ekibinize sunum yapıyorsanız konu bir başarısızlık hikayesi bile olsa motivasyonu güçlendirecek bir mesajla bitirmek çok önemli. Geçmiş başarı veya başarısızlıklardan ders alarak konu ne olursa olsun, onlarla birlikte bu yolda olduğunuzun farkında olduğunuzu onlara gösterin. Pozisyonu, yaşı ya da cinsiyeti fark etmeksizin insanlar görülmek ister. onlara görüldüklerini ve değer verildiklerini hissettirin.
Yine görsel destekleyiciler kullanılması ve ekip ruhuyla beraber başarmaya dair göndermeler oldukça etkileyici bir sunum yaratacaktır. Sembolik görselleri yanı sıra gerçek ekip fotoğrafları kullanmak kişisel ve duygusal bir dokunuş yaratarak sunumunuzun izleyicide kalıcı olmasını sağlar.
Eğer bir yatırımcıya sunum yapacaksanız, yine beklentiler üzerine düşünüp bir sunum tasarımı hazırlamakta fayda var. Bir yatırımcı için en önemli olan sunulan işin geleceğidir. Bu yüzden geleceğe yönelik avantaj ve dezavantajları gerçekçi bir dille, olabildiğince stratejik yaklaşarak ve istatistiklere referans vererek anlatın.
Örneğin bir mobil uygulama tasarımı için tahmin edilen kullanıcı artışı, bu artış için gerekecek pazarlama bütçesi, rakip karşılaştırması gibi yatırımcı için gerçekten önemli olan konulara yer vermeyi unutmayın. Tasarım açısından sektöre bağlı olarak değişse de yatırımcı sunumunu, formal ve interaktif bir tarzda hazırlayabilirsiniz.
Medya sunumları için dikkat edilecek en önemli konu neden haber değeri taşıdığınızdan bahsetmek olacak. Bahsedilmeye ve ilgi gösterilmeye değer nitelikler üzerine düşünmek, bunlara vurgu yaparak ilgi çekici yönleri böylelikle ortaya çıkarmakta fayda var. İşinizin haber değeri taşıması için sahip olduğu farklılığını gerektiği şekliyle vurgulamaya çalışın.
Medyanın hedefi sizden çok farklı değil: daha fazla okuyucuya ulaşmak için ilgi çeken haberler yapmak istiyorlar. Onlara ihtiyaçları olan malzemeyi sağladığınız zaman, onlar kendi becerilerini ekleyerek sizi medyaya en gösterişli şekilde taşıyacak.
PowerPoint veya Keynote gibi sunum tasarım programları, günümüzde sunumların vazgeçilmez öğeleri. Bu programları kullanarak şahane sunumlar hazırlamak içinse belli sunum hazırlama teknikleri size yol gösteriyor. Yukarıda hazırladığımız kısa rehber, farklı hedef kitleler için odağınıza neleri almanız gerektiğine dair temel bir içgörü sunuyor.
İçinde bulunduğumuz teknoloji çağında, konuşmanıza kuvvet katacak bu gibi araçları kullanarak verdiğiniz mesajı güçlendirebilir ve farklı hedef kitleleri için farklı sunumlar hazırlamanıza yardımcı olacak şekilde kullanabilirsiniz.
Konuşmayı işitsel veyahut görsel elementlerle desteklemek kuşkusuz aktarılan verilerin/bilgilerin daha kalıcı olmasını sağlıyor. Dikkat edilmesi gereken husus, bu öğelerin dinleyiciyi rahatsız etmeyecek yoğunlukta ve konulara gerektiği gibi eşlik edecek şekilde ve zamanlamayla kullanılması. Sözel bilginin fotoğraflar, grafikler, çizelgeler, ses dosyaları veya videolarla desteklenmesi çok daha hatırlanır olmasına yardımcı olur.
